JUST
Joint University and Small and medium sized enterprises Training

Personal organisation is the action a person takes to structure his or her actions in a productive and psychologically balanced way. It includes a whole set of skills that allow the person to deal efficiently with his or her tasks.

It involves a set of abilities that can be acquired and improved.

Personal organization: Objectives

Personal organisation implies knowing the starting point before starting a task, what the objectives are, knowing the available resources, planning a procedure and establishing a timetable. Objectives should be SMART.

Personal organization: SMART objectives let

Personal organization: Objectives

When the objectives are very large, complex or very long-term, it is useful to split them into simpler and short-term objectives.

La pianificazione personale è la capacità di fissare obiettivi personali, di avere un piano d'azione e di realizzarli, che aiuta a migliorare le prestazioni professionali. Le attività di classificazione aiutano a pianificare le attività, dando loro priorità e permettendo di dare abbastanza tempo.Un noto metodo di classificazione è la matrice «urgente-importante». Altre strategie su https://www.usa.edu/blog/time-management-techniques/

Per conoscere la matrice di «urgenza-importanza» e come gestirla, accedi a questi video scansionando i QR o facendo clic sui link. Dopo, commenta con partner o compagni.

https://www.youtube.com/watch?v=nBy-3G1m-ME	https://www.youtube.com/watch?v=-xyYArJnEGE	https://www.youtube.com/watch?v=sD44_TGcyVQ

Chi sono i ladri di tempo?

Nel mondo del lavoro, sono quelle attività o persone o anche situazioni che ti fanno perdere tempo. Ci sono quelli esterni e interni e devi essere tu a decidere se rubare il tuo tempo o meno.  
Ci sono due ladri di tempo:

1. Esterno 
2. Interno 
    

Ladri di tempo esterni:

• Interruzioni 

Sono i ladri più frequenti. Possono essere: chiamate, visite senza appuntamento, richieste di aiuto... 

Quando ti trovi di fronte a un'interruzione, è importante rimanere fermi e decidere se il tuo tempo venga rubato o meno.

• Se ricevi una di queste interruzioni, valuta se si tratta di un'emergenza che richiede la tua attenzione immediata.
• Se si decide che non è necessario assistervi in quel momento, rifiutare l'interruzione, educatamente e con fermezza.
• Metti alcune barriere per evitare queste interruzioni, come spegnere il telefono, chiudere la porta dell'ufficio, usare le cuffie, chiedere di non essere interrotto in determinati momenti, ecc.

• Notifiche

Le notifiche non sono quasi mai urgenti, ad esempio:

• Mail
• Social networks
• Sms
• Sottoscrizioni 

Devi perdere la paura di essere disconnesso da questi canali per alcune ore.
 
Come evitarlo:

• Silenzia tutte le notifiche
• Ignorarli è difficile, quindi è meglio non averli.
• Impostare gli orari della giornata in cui si controllerà ogni canale.

• Riunioni

Se lavori con altre persone, dovrai necessariamente partecipare alle riunioni; anche con clienti, partner o fornitori. Le riunioni in sé non portano via tempo, lo fanno solo quando vengono fatte male, quindi fai in modo che le tue riunioni non diventino delle «ladre di tempo».

Aspetti importanti

• Il modulo: Gli incontri dovrebbero avere una struttura, con un orario di inizio e di fine
• Contenuto: fissa gli argomenti che verranno discussi. 
• Urgenze: La maggior parte delle riunioni non sono vere emergenze, quindi non richiedono attenzione immediata

Ladri di tempo interni:

• Mancanza di organizzazione

La cosa migliore da fare è dedicare un pò di tempo ogni giorno alla pianificazione e al monitoraggio delle attività.

• Procrastinazione

Sai che questi compiti non svaniranno; rimandandoli li trasformi in urgenze in seguito.

Gestione della procrastinazione Per conoscere la matrice di urgenza-importanza e come gestirla, accedi ai seguenti video scansionando i QR o facendo clic sui link. Dopo, commenta con i partner o i compagni. La procrastinazione significa spendere troppo tempo a fare cose che non dobbiamo fare, o che sono poco importanti, invece di trascorrere del tempo sulle cose che davvero contano. Ci sono anche molteplici effetti negativi: prestazioni lavorative, reputazione, ansia, autostima, problemi di salute, ecc .

https://www.mindtools.com/a5plzk8/how-to-stop-procrastinating

Cosa è la tecnica del pomodoro? Guarda questo video.

https://www.youtube.com/watch?v=mNBmG24djoY

Ladri di tempo interni:

• Non delegare e non saper dire "no"

Questi due comportamenti ti privano di molto tempo ed energia. Quando non delegate alcuni dei vostri compiti e pretendete di fare tutto, vi sovraccaricate ed esaurite il tempo per i compiti che sono davvero importanti.

• Problemi di comunicazione

Nella tua vita personale e nel tuo lavoro, l'interazione con altre persone è molto frequente. Affinché queste interazioni non diventino detentori di tempo che rallentano la tua produttività, devi allenare le tue capacità comunicative.