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Formación

Gestión de tiempo, tareas y trabajo en equipo
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Gestión del tiempo y las tareas

Objetivos y metas Haz clic para leer  

Al final de este módulo serás capaz de:

 

Darse cuenta de la importancia de la organización personal

Saber qué es una matriz urgente-importante y cómo entregarla.

Evita la procrastinación.

Organización personal Haz clic para leer  

La organización personal es la acción que realiza una persona para estructurar sus acciones de forma productiva y psicológicamente equilibrada. Incluye todo un conjunto de habilidades que permiten a la persona afrontar eficazmente sus tareas.

Se trata de un conjunto de capacidades que pueden adquirirse y mejorarse.

Organización personal: Objetivos

La organización personal implica conocer el punto de partida antes de iniciar una tarea, cuáles son los objetivos, conocer los recursos disponibles, planificar un procedimiento y establecer un calendario. Los objetivos deben ser SMART.

Organización personal: Objetivos SMART

Organización personal: Objetivos

Cuando los objetivos son muy grandes, complejos o a muy largo plazo, conviene dividirlos en objetivos más simples y a corto plazo.

Actividades de planificaciónHaz clic para leer  

La planificación personal es la capacidad de fijar objetivos personales, tener un plan de acción y llevarlos a cabo, lo que contribuye a mejorar el rendimiento profesional.

Las tareas de clasificación ayudan a planificar las actividades, priorizándolas y permitiendo dedicarles el tiempo suficiente.

Un método de clasificación muy conocido es la matriz urgente-importante.

Más estrategias en https://www.usa.edu/blog/time-management-techniques/

Para conocer la matriz urgencia-importancia y cómo manejarla, accede a estos vídeos escaneando los QR o haciendo clic en los enlaces. Después, coméntalo con socios o compañeros.

https://www.youtube.com/watch?v=nBy-3G1m-ME

https://www.youtube.com/watch?v=-xyYArJnEGE

https://www.youtube.com/watch?v=sD44_TGcyVQ

 

Detener a los ladrones de tiempo en las reuniones: actitud y comportamiento para evitarlosHaz clic para leer  

¿Qué son los ladrones de tiempo?

En el mundo laboral, son aquellas actividades o personas o incluso situaciones que te hacen perder el tiempo. Las hay externas e internas y tienes que ser tú quien decida si te van a robar tiempo o no.

Hay dos ladrones de tiempo:

  1. Exterior
  2. Interno

Ladrones de tiempo externos:

  • Interrupciones

Es uno de los ladrones de tiempo más frecuentes. Pueden ser: llamadas, visitas sin cita previa, peticiones de ayuda...

Ante una interrupción, es importante que te mantengas firme y decidas si te roban tiempo o no.

  • Si recibe una de estas interrupciones, evalúe si se trata de una emergencia que requiere su atención inmediata.
  • Si decide que no es necesario atenderle en ese momento, rechace la interrupción, con educación y firmeza.
  • Pon algunas barreras para evitar estas interrupciones, como apagar el teléfono, cerrar la puerta de la oficina, utilizar auriculares, pedir que no te interrumpan a determinadas horas, etc.
  • Notificaciones

Por ejemplo, las notificaciones casi nunca son urgentes:

  • Correo
  • Redes sociales
  • Mensajería instantánea
  • Suscripciones

Hay que perder el miedo a estar desconectado de estos canales durante unas horas.

Cómo evitar :

  • Silenciar todas las notificaciones
  • Ignorarlos es difícil, así que es mejor no tenerlos.
  • Establece las horas del día en las que comprobarás cada canal.

 

  • Reuniones

Si trabajas con otras personas, necesariamente tendrás que asistir a reuniones; también con clientes, socios o proveedores. Las reuniones en sí mismas no son una pérdida de tiempo, sólo cuando se hacen mal, para que tus reuniones no se conviertan en una pérdida de tiempo

Aspectos importantes

  • La forma: Las reuniones deben tener una estructura, con una hora de inicio y de finalización.
  • Contenido: también los temas que se van a tratar.
  • Urgencias: La mayoría no son verdaderas urgencias, por lo que no requiere atención inmediata.

 

Ladrones de tiempo internos:

  • Falta de organización

Lo mejor es dedicar un tiempo cada día a planificar y supervisar las actividades.

  • Procrastinar

Sabes que estas tareas no van a desaparecer; aplazándolas sólo consigues convertirlas en urgencias más adelante.

 

Gestionar la procrastinación

Para conocer la matriz urgencia-importancia y cómo manejarla, accede a estos vídeos escaneando los QR o haciendo clic en los enlaces. Después, coméntalo con socios o compañeros.Procrastinar es dedicar demasiado tiempo a hacer cosas que no tenemos que hacer, o que carecen de importancia, en lugar de dedicar tiempo a las cosas que realmente importan.

También hay múltiples efectos negativos: rendimiento laboral, reputación, ansiedad, autoestima, problemas de salud, etc.

https://www.mindtools.com/a5plzk8/how-to-stop-procrastinating

¿Qué es la técnica Pomodoro? Mira este vídeo.

https://www.youtube.com/watch?v=mNBmG24djoY

Ladrones de tiempo internos:

  • No delegar y no saber decir "no".

Estos dos comportamientos te roban mucho tiempo y energía. Cuando no delegas algunas de tus tareas y pretendes hacerlo todo, te sobrecargas y te quedas sin tiempo para las tareas que son realmente importantes

  • Problemas de comunicación

En tu vida personal y en tu trabajo, la interacción con otras personas es muy frecuente. Para que estas interacciones no se conviertan en robos de tiempo que ralenticen tu productividad, necesitas entrenar tus habilidades de comunicación.

ResumenHaz clic para leer  

Mejora la organización personal: