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Joint University and Small and medium sized enterprises Training

Cos'è lo Smart Working?

Lo Smart Working è un approccio al lavoro flessibile incentrato sul business che offre maggiore efficienza ed efficacia nell'organizzazione del lavoro, nell'erogazione dei servizi e nell'agilità organizzativa, oltre a benefici per i lavoratori. 

Le caratteristiche principali sono la gestione in base ai risultati, una cultura basata sulla fiducia, alti livelli di autonomia, flessibilità nei tempi e nel luogo di lavoro, nuovi strumenti e ambienti di lavoro, minore dipendenza dalle risorse fisiche e apertura al cambiamento continuo.

Smart working vs:

• Telelavoro/lavoro a distanza
• Lavoro flessibile
• Lavoro ibrido
• Lavoro agile

• Il lavoro si svolge nei luoghi più efficaci e nei momenti più efficacy.
• La flessibilità diventa la norma piuttosto che l'eccezione.
• In linea di principio, tutti sono considerati idonei al lavoro flessibile, senza che vengano fatte ipotesi su persone o ruoli.
• I dipendenti hanno più scelta su dove e quando lavorare, in base a considerazioni aziendali.
• Lo spazio è assegnato alle attività, non ai singoli e non in base all'anzianità
• I costi di fare lavoro sono ridotti.
• Esiste un uso efficace e appropriato della tecnologia.
• Collaborazione semplificata e connettività virtuale significa condividere informazioni e lavorare con gli altri indipendentemente dalla posizione.
• I processi con cui le persone sono chiamate a lavorare sono continuamente sfidati per assicurarsi che siano adatti allo scopo.
• La gestione delle prestazioni si concentra sui risultati piuttosto che sulla presenza.
• Lo Smart Working sostiene e aggiunge nuove dimensioni ai principi di diversità e uguaglianza.
• I dipendenti hanno l'opportunità di condurre una vita equilibrata e san.a
• Il lavoro ha un minore impatto sull'ambiente.

Creazione di un luogo di lavoro agile

• Smart working come mezzo per offrire nuovi ambienti di lavoro, ovvero ambienti di lavoro attraenti e stimolanti per supportare nuovi stili di lavoro. 
• Uffici tradizionali vs. uffici smart.
• Vantaggi della creazione di un luogo di smart working.
• Compiti basati sulla scrivania: la necessità di uffici è meno per i ranghi di postazioni di lavoro e più per un mix di altri spazi funzionali.
• Rilevanza della comprensione della quantità di spazio necessaria in ufficio e il mix di diversi tipi di spazi.
• Protocolli per garantire che la condivisione dello spazio funzioni in modo efficace.
• Creazione di impostazioni di lavoro basate sulle attività.
• Consideranre le esigenze del personale con disabilità. 
• Una clean desk policy. 
• Sistema di prenotazione. 
• Passare dalla dipendenza dalla carta al lavoro elettronico. 
• Lo spazio ufficio dovrebbe avere la priorità per l'interazione umana, non per l'archiviazione. 
• La rilevanza dell'ergonomia dello smart working. 
• Gestire l'impatto del rumore e considerare il "soundscaping" come una caratteristica necessaria dell'ambiente di lavoro smart. 
• Gestire le esigenze e le sfide del lavoro fuori dall'ufficio. 
• Hub di lavoro.

• Perché abbiamo bisogno di strumenti e tecnologie SW?
• Quali strumenti e tecnologie scegliere?

• Lo SW dovrebbe essere considerato come un normale modo di lavorare. È importante trovare un giusto equilibrio tra l'interazione faccia a faccia e l'interazione virtuale. 
• La formazione costante dei dipendenti dovrebbe essere una norma. È importante considerare le fasce di età dei dipendenti quando si implementa lo smart working. 
• I dipendenti dovrebbero essere incoraggiati a creare uno spazio di lavoro dedicato privo di distrazioni. 
• Il raggiungimento dei risultati di lavoro attesi è più rilevante del luogo, del tempo e del modo di lavorare. 
• L'importanza di impostare un ICP (indicatore chiave di prestazione). 
• I dipendenti dovrebbero essere stimolati a diventare lavoratori esperti in grado di cercare informazioni pertinenti e selezionare/utilizzare la tecnologia adeguata. 
• Necessità di mantenere un'interazione regolare con i dipendenti. 
• Rilevanza di stimolare dipendenti e manager a reagire rapidamente ed essere il più concisi possibile. 
• Mantenere sufficiente attenzione alla gestione del rischio nelle sfide alla sicurezza. L'importanza di promuovere/creare un posto di lavoro sano.

Stabilire l'equilibrio tra SW e vita personale è importante e dovrebbe essere favorito dall'organizzazione:

• Sessioni di sensibilizzazione per tutti i livelli del personale. 
• Formazione specifica sulle tecniche di Smart Working per manager e team. 
• Lo sviluppo di documenti o protocolli di squadra per coinvolgere i dipendenti nella progettazione e nell'applicazione delle proprie disposizioni di squadra per l'implementazione delle pratiche di Smart Working.
• Incorporare le tecniche e i principi dello Smart Working nei programmi di sviluppo della leadership e in altri corsi di formazione professionale pertinenti. 
• Garantire che le politiche di assunzione supportino lo sviluppo di una forza lavoro e di una cultura dello Smart Working. 
• Garantire che le politiche di performance management, reward e altre persone supportino lo sviluppo dello Smart Working. 
• Importanza di stabilire un programma di lavoro per bilanciare l'orario di lavoro e il tempo libero di un dipendente.

Costruire un ambiente SW che favorisca il benessere dei dipendenti:

1. Evidenze di una relazione positiva tra flessibilità lavorativa, salute e benessere. 
2. Rilevanza del buon senso degli affari per prendersi cura della salute e della forma fisica dei dipendenti. 
3. Promuovere pratiche di lavoro flessibili che possano ridurre le assenze e in particolare ridurre lo stress. 
4. La possibilità di lavorare a distanza e la partecipazione online alle riunioni è vantaggiosa. 
5. Due ampie aree per promuovere la salute e il benessere attraverso le strutture sul posto di lavoro:

• fornitura di centri benessere, strutture per il fitness e aree per il relax;
• creare ambienti di lavoro per il lavoro quotidiano che massimizzino il benessere.

6. Rilevanza di prestare attenzione all'ambiente sensoriale acustico e più ampio. 
7. Biofilia. 
8. Mettere il rumore al posto giusto.