JUST
Joint University and Small and medium sized enterprises Training

Osebna organizacija je dejanje, ki ga oseba izvede, da strukturira svoja dejanja na produktiven in psihološko uravnotežen način. Vključuje cel niz veščin, ki osebi omogočajo, da se učinkovito spopade s svojimi nalogami.

Vključuje nabor sposobnosti, ki jih je mogoče pridobiti in izboljšati.

Osebna organizacija: Cilji

Osebna organizacija pomeni poznavanje izhodišča pred začetkom naloge, kakšni so cilji, poznavanje razpoložljivih virov, načrtovanje postopka in vzpostavitev časovnega razporeda. Cilji morajo biti SMART.

Osebna organizacija: SMART cilji omogočajo

Osebna organizacija: Cilji

Kadar so cilji zelo visoki, kompleksni in dolgoročni, jih je koristno razdeliti na enostavnejše in kratkoročne cilje.

Osebno načrtovanje je sposobnost zastavljanja osebnih ciljev, načrta delovanja in njegovega izvajanja, kar pripomore k izboljšanju poklicne uspešnosti. Naloge za razvrščanje pomagajo načrtovati dejavnosti, jih razvrstiti po prednosti in omogočiti, da jim posvetite dovolj časa. Dobro znana metoda razvrščanja je matrika nujno-pomembno. Več strategij na https://www.usa.edu/blog/time-management-techniques/

Če želite izvedeti več o matriki nujnosti in pomembnosti in kako z njo ravnati, dostopajte do teh videoposnetkov tako, da skenirate QR-je ali kliknete povezave. Nato komentirajte s partnerji ali kolegi.

https://www.youtube.com/watch?v=nBy-3G1m-ME	https://www.youtube.com/watch?v=-xyYArJnEGE	https://www.youtube.com/watch?v=sD44_TGcyVQ

Kaj so kradljivci časa?

Pri delu so to tiste dejavnosti, ljudje ali situacije, zaradi katerih po nepotrebnem zapravljajo čas. Delijo se na notranje in zunanje dejavnike in ti moraš biti tisti, ki se odloča, ali bodo ti dejavniki zapravljali čas ali ne.

Obstajata torej dve vrsti kradljivcev časa:

1. Zunanji
2. Notranji

Zunanji dejavniki:

• Prekinitve

Je eden najpogostejših kradljivcev časa. Lahko so: klici, obiski brez dogovora, prošnje za pomoč...

Ko se soočite s prekinitvijo, je pomembno, da ostanete trdni in se odločite, ali vam je čas ukraden ali ne.

• Če prejmete eno od teh prekinitev, ocenite, ali gre za nujen primer, ki zahteva vašo takojšnjo pozornost.
• Če se odločite, da mu v tistem trenutku ni treba posvetiti, zavrnite motnjo, vljudno in odločno.
• Postavite nekaj ovir, da se izognete tem motnjam, na primer izklopite telefon, zaprite vrata pisarne, uporabite slušalke, prosite, da vas ob določenih urah ne motijo itd.

• Obvestila

• Pošta
• Socialna omrežja
• Kratka sporočila
• Naročnine

Izgubiti morate strah pred tem, da bi bili za nekaj ur odklopljeni od teh kanalov.

Kako se izogniti :

• Utišajte vsa obvestila
• Ignorirati jih je težko, zato je bilje, da jih nimate
• Nastavite si uro v dnevu, ko boste preverjali te kanale

• Srečanja

Če delate z drugimi ljudmi, se boste nujno morali udeleževati sestankov; tudi s strankami, partnerji ali dobavitelji. Sestanki sami po sebi niso kradljivci časa, le takrat, ko so slabo opravljeni, da vaši sestanki ne postanejo kradljivci časa

Pomembni vidiki

• Oblika: Sestanki naj imajo strukturo, z začetnim in končnim časom
• Vsebina: tudi teme, o katerih bomo razpravljali.
• Nujni primeri: večina jih ni resničnih nujnih primerov, zato ne zahteva takojšnje pomoči.

Notranji kradljivci časa:

• Pomanjkanje organizacije

Najbolje je, da vsak dan nekaj časa posvetite načrtovanju in spremljanju dejavnosti.

• Odlašanje

Veste, da vas bodo naloge čakale; s tem, ko jih odložite, jih le spreminjate v nujne primere za kasneje.

Obvladovanje odlašanja Če želite izvedeti več o matriki nujnosti in pomembnosti in kako z njo ravnati, dostopajte do teh videoposnetkov tako, da skenirate QR-je ali kliknete povezave. Nato komentirajte s partnerji ali prijatelji. Odlašanje pomeni porabo dodatnega časa za stvari, ki jih v osnovi ni potrebno storiti oziroma so nepomembne, namesto da bi porabili čas za stvari, ki so resnično pomembne. Obstajajo tudi številni negativni učinki na: delovno uspešnost, ugled, tesnobo, samospoštovanje, zdravstvene težave itd..

Kaj je Pomodre tehnika? Oglejte si video.

https://www.youtube.com/watch?v=mNBmG24djoY

Notranji kradljivci časa:

• Ne delegiranje in nezmožnost reči „ne“

Ti dve vedenji vas oropata veliko časa in energije. Ko nekaterih svojih nalog ne prenesete in se pretvarjate, da opravite vse, se preobremenite in zmanjka vam časa za opravila, ki so res pomembna

• Težave pri komunikaciji

V osebnem življenju in pri delu je interakcija z drugimi ljudmi neizbežna. Da te interakcije ne postanejo kradljivci časa, ki upočasnjujejo vašo produktivnost, morate uriti svoje komunikacijske sposobnosti.