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: Usare questo tempo disponibile per rivedere il proprio programma settimanale, vedere se la propria agenda ha bisogno di modifiche, identificare e selezionare le priorità che richiedono un'azione rapida
: queste ore dovrebbero essere dedicate ad una pianificazione approfondita di tutte le suddivisioni di lavoro in arrivo nei prossimi 60 giorni, organizzare il carico di lavoro medio-lungo
: Prendersi del tempo per pianificare la propria agenda per i prossimi 14 giorni, evidenziare e identificare le attività che dovrebbero rientrare nella fascia oraria blu
: Controllare come sta andando tutto, si è nei tempi previsti e puntuali su tutto?
Attività ad alta priorità
Attività con media priorità
Attività con bassa priorità
Training
Essere brillanti, efficaci ed efficienti nella gestione del carico di lavoro
Parole Chiave
Risultati dell’apprendimento
Indice dei contenuti
Materiale del training annesso
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L’approccio alla ripartizione del lavoro per i lavoratori ibridi Risultati di apprendimentoClicca per leggere
 Alla fine di questo modulo, dovrai:
Mangiare un elefante un boccone alla voltaClicca per leggere
Mangiare un elefante un boccone alla volta è un famoso idioma del teologo sudafricano e vescovo Desmond Tutu. L’espressione è spesso usata nell’ambiente aziendale, e si riferisce all’opportunità di realizzare qualcosa che sembra troppo grande per essere affrontato finché non viene fatto pezzo per pezzo, un passo dopo l’altro. Durante il tuo periodo di preparazione e nella fase iniziale del tuo sviluppo professionale, la maggior parte delle volte ti sentirai stanco, sotto pressione e sopraffatto da nuovi compiti che si accumulano più velocemente di come puoi elaborarli. Pianificare per avere un pianoClicca per leggere
Il primo trucco per ridurre questo senso di pressione è cogliere l’opportunità di pianificare e organizzare il carico di lavoro. In altre parole, si desidera iniziare a suddividere i «molti pezzi» l’elefante. Una volta che inizi a percepire che troppe cose si stanno accumulando nella tua agenda, quello è il momento in cui devi:
Una volta che i punti sono in ordine, inizierai presto a renderti conto di come, in effetti, le cose siano ragionevolmente gestibili. Impostare suddivisioni di lavoro che ti portano a un carico di lavoro più gestibileClicca per leggere
La suddivisione del lavoro (WP) comprende una serie di azioni (ad esempio, attività) che portano al raggiungimento dei principali risultati: la pubblicazione e la consegna di una relazione importante, la presentazione di un’analisi, o qualsiasi cosa ci si possa aspettare concretamente da te. Un intero WP (Suddivisione del lavoro, ex.WP3) potrebbe essere rappresentato, ad esempio, dalla presentazione all’intero gruppo di progetto di un piano di gestione del progetto (PMP). La bozza e il consolidamento del piano di gestione del progetto comprendono infatti varie attività e sub-attività che ti porteranno al suo completamento finale. Se è richiesto di preparare un tale documento, non concepirlo come un compito completo, ma piuttosto come un sistema di attività integrate. Tornando all’esempio del PMP, supponiamo che la preparazione di questo documento possa essere formalmente suddivisa in sei attività separate. Pensando al PMP di JUST, possiamo identificarli come segue:
Con questo in mente, ora potete finalmente visualizzare il tempo concreto in cui i risultati di questo WP vi assorbiranno e come i compiti sono distribuiti nel tempo, cioè quando devono essere completati. Lasciatevi dei margini di flessibilità: è una buona raccomandazione sovrastimare di proposito il tempo necessario per un'azione specifica, nel caso in cui un'urgenza vi richieda di accantonare ciò che state facendo e di concentrarvi su qualcos'altro. Cercate di attenervi al piano, ma siate pronti a frequenti aggiustamenti. Impostare un’agenda del piano di lavoroClicca per leggere
Il ciclo input→ Il ciclo di output → Il ciclo dei risultati per gestire il proprio lavoroClicca per leggere
La chiave per la definizione delle priorità delle attività deriva dalla sottovalutazione delle varie variabili che rendono un’attività più urgente di altre. Quando si esaminano tutti i punti dell’elenco delle azioni e, quando si tenta di definire una strategia per la loro programmazione, le variabili che è necessario considerare per valutarne la priorità sono le seguenti:
A seconda di questa tua valutazione interna, potresti trovare tre diversi livelli di urgenza:
A hierarchy of priorities within hierarchy of prioritiesClicca per leggere
Prestazioni sotto pressione Come trovare l'equilibrio quando le cose si fanno difficili?Clicca per leggere
Nonostante sia bravo a programmare il tuo calendario, ci saranno effettivamente periodi molto più impegnativi e che ti richiederanno più energia rispetto ad altri. La formula magica è che non si applica alcuna formula magica: in ogni lavoro, in ogni ruolo, ci sono periodi stagionali di «overwork». Questo potrebbe essere correlato a caratteristiche distintive del mercato/industria in cui si opera che rendono certi mesi dell’anno un’esperienza piuttosto vivace (e-commerce digitale durante la stagione di Natale, turismo durante l'estate, ecc.). Non è possibile modificare le regole del gioco: quello che puoi fare è allenare le tue massime prestazioni quando arriva il momento. Nelle prossime diapositive, troverete 10 consigli che diventeranno molto utili quando le cose diventano serie: la maggior parte di questi trucchi non implica alcuna reale differenza di attitudini rispetto a ciò che abbiamo già visto. Vengono come attività pratiche e hack operativi per massimizzare ulteriormente l’impatto delle tue capacità di gestione del tempo. 10 hack di produttività per prestazioni difficiliClicca per leggere
Dare priorità alle priorità: come farlo?Clicca per leggere
Ancora una volta, torniamo a parlare della priorità della tua agenda: vuoi gestire gli eventi nel tuo programma, non il contrario — non rimanere vittima di te stesso e non permettere a fattori esterni di dettare le tue routine. Per farlo, è necessario impostare e attenersi a tre regole fondamentali:
RiassumendoClicca per leggere
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Parole Chiave
Comunicazione, Management
ObiettiviGli obiettivi di questo modulo sono aiutare gli studenti a pianificare e strategizzare meglio il loro carico di lavoro dando priorità alle attività e agli impegni, per insegnare loro come esibirsi sotto pressione e come rimanere produttivi al meglio.
- Gestione più efficiente ed efficace del carico di lavoro
- Migliore comprensione delle priorità delle attività
- Hack per eseguire sotto pressione
Indice dei contenuti
Essere brillanti, efficaci ed efficienti nella gestione del carico di lavoro
Unità 1: L’approccio alla ripartizione del lavoro per i lavoratori ibridi
Sezione 1: Mangiare un elefante un boccone alla volta
Sezione 2: Il ciclo input→ Il ciclo di output → Il ciclo dei risultati per gestire il proprio lavoro
Unità 2: Prestazioni sotto pressione
Sezione 1: Come trovare l’equilibrio quando le cose si fanno difficili?
Sezione 2: Dare priorità alle priorità: come farlo
Materiale del training annesso
