JUST
Joint University and Small and medium sized enterprises Training

La organización personal es la acción que realiza una persona para estructurar sus acciones de forma productiva y psicológicamente equilibrada. Incluye todo un conjunto de habilidades que permiten a la persona afrontar eficazmente sus tareas.

Se trata de un conjunto de capacidades que pueden adquirirse y mejorarse.

Organización personal: Objetivos

La organización personal implica conocer el punto de partida antes de iniciar una tarea, cuáles son los objetivos, conocer los recursos disponibles, planificar un procedimiento y establecer un calendario. Los objetivos deben ser SMART.

Organización personal: Objetivos SMART

Organización personal: Objetivos

Cuando los objetivos son muy grandes, complejos o a muy largo plazo, conviene dividirlos en objetivos más simples y a corto plazo.

La planificación personal es la capacidad de fijar objetivos personales, tener un plan de acción y llevarlos a cabo, lo que contribuye a mejorar el rendimiento profesional. Las tareas de clasificación ayudan a planificar las actividades, priorizándolas y permitiendo dedicarles el tiempo suficiente. Un método de clasificación muy conocido es la matriz urgente-importante. Más estrategias en https://www.usa.edu/blog/time-management-techniques/

Para conocer la matriz urgencia-importancia y cómo manejarla, accede a estos vídeos escaneando los QR o haciendo clic en los enlaces. Después, coméntalo con socios o compañeros.

https://www.youtube.com/watch?v=nBy-3G1m-ME	https://www.youtube.com/watch?v=-xyYArJnEGE	https://www.youtube.com/watch?v=sD44_TGcyVQ

¿Qué son los ladrones de tiempo?

En el mundo laboral, son aquellas actividades o personas o incluso situaciones que te hacen perder el tiempo. Las hay externas e internas y tienes que ser tú quien decida si te van a robar tiempo o no.

Hay dos ladrones de tiempo:

1. Exterior
2. Interno

Ladrones de tiempo externos:

• Interrupciones

Es uno de los ladrones de tiempo más frecuentes. Pueden ser: llamadas, visitas sin cita previa, peticiones de ayuda...

Ante una interrupción, es importante que te mantengas firme y decidas si te roban tiempo o no.

• Si recibe una de estas interrupciones, evalúe si se trata de una emergencia que requiere su atención inmediata.
• Si decide que no es necesario atenderle en ese momento, rechace la interrupción, con educación y firmeza.
• Pon algunas barreras para evitar estas interrupciones, como apagar el teléfono, cerrar la puerta de la oficina, utilizar auriculares, pedir que no te interrumpan a determinadas horas, etc.

• Notificaciones

Por ejemplo, las notificaciones casi nunca son urgentes:

• Correo
• Redes sociales
• Mensajería instantánea
• Suscripciones

Hay que perder el miedo a estar desconectado de estos canales durante unas horas.

Cómo evitar :

• Silenciar todas las notificaciones
• Ignorarlos es difícil, así que es mejor no tenerlos.
• Establece las horas del día en las que comprobarás cada canal.

• Reuniones

Si trabajas con otras personas, necesariamente tendrás que asistir a reuniones; también con clientes, socios o proveedores. Las reuniones en sí mismas no son una pérdida de tiempo, sólo cuando se hacen mal, para que tus reuniones no se conviertan en una pérdida de tiempo

Aspectos importantes

• La forma: Las reuniones deben tener una estructura, con una hora de inicio y de finalización.
• Contenido: también los temas que se van a tratar.
• Urgencias: La mayoría no son verdaderas urgencias, por lo que no requiere atención inmediata.

Ladrones de tiempo internos:

• Falta de organización

Lo mejor es dedicar un tiempo cada día a planificar y supervisar las actividades.

• Procrastinar

Sabes que estas tareas no van a desaparecer; aplazándolas sólo consigues convertirlas en urgencias más adelante.

Gestionar la procrastinación Para conocer la matriz urgencia-importancia y cómo manejarla, accede a estos vídeos escaneando los QR o haciendo clic en los enlaces. Después, coméntalo con socios o compañeros.Procrastinar es dedicar demasiado tiempo a hacer cosas que no tenemos que hacer, o que carecen de importancia, en lugar de dedicar tiempo a las cosas que realmente importan. También hay múltiples efectos negativos: rendimiento laboral, reputación, ansiedad, autoestima, problemas de salud, etc.

https://www.mindtools.com/a5plzk8/how-to-stop-procrastinating

¿Qué es la técnica Pomodoro? Mira este vídeo.

https://www.youtube.com/watch?v=mNBmG24djoY

Ladrones de tiempo internos:

• No delegar y no saber decir "no".

Estos dos comportamientos te roban mucho tiempo y energía. Cuando no delegas algunas de tus tareas y pretendes hacerlo todo, te sobrecargas y te quedas sin tiempo para las tareas que son realmente importantes

• Problemas de comunicación

En tu vida personal y en tu trabajo, la interacción con otras personas es muy frecuente. Para que estas interacciones no se conviertan en robos de tiempo que ralenticen tu productividad, necesitas entrenar tus habilidades de comunicación.