JUST
Joint University and Small and medium sized enterprises Training

Kaj je pametno delo?

Pametno delo je poslovno osredotočen pristop k fleksibilnemy delu, ki zagotavlja večjo učinkovitost in uspešnost pri organizaciji dela, zagotavljanju storitev in organizacijski agilnosti ter prednostih za zaposlene.

Ključne značilnosti so upravljanje na podlagi rezultatov, kultura, ki temelji na zaupanju, visoka stopnja avtonomije, prilagodljivost glede časa in lokacije dela, nova orodja in delovna okolja, manjša odvisnost od fizičnih virov in odprtost za stalne spremembe.

Pametno delo razlikujemo od:

• ”teleworkinga”/dela na daljavo
• fleksibilnega dela
• hibridnega dela
• agilnega dela

• Delo poteka na najučinkovitejših lokacijah in ob najučinkovitejšem času.
• Fleksibilnost postane norma, ne pa izjema.
• Vsi se načeloma štejejo za upravičene do prožnega dela, brez predpostavk o ljudeh ali njihovih vlogah.
• Zaposleni imajo več izbire glede tega, kje in kdaj bodo delali, upoštevajoč poslovne vidike.
• Prostor je namenjen dejavnostim, ne pa posameznikom in ni dodeljen na podlagi delovne dobe.
• Stroški opravljanja dela so manjši.
• Uporaba tehnologije je primerna in učinkovita.
• Poenostavljeno sodelovanje in povezljivost pomeni izmenjavo informacij in delo z drugimi praktično povsod ne glede na lokacijo.
• Procesi, s katerimi morajo ljudje delati, se nenehno preizkušajo, da se zagotovi, da ustrezajo namenu.
• Upravljanje uspešnosti se osredotoča na rezultate in ne na prisotnost zaposlenih.
• Pametno delo podpira in dodaja nove razsežnosti načelom raznolikosti in enakosti.
• Zaposleni imajo možnost živeti uravnoteženo in zdravo življenje.
• Delo ima manjši vpliv na okolje.

Postavitev pametnega delovnega mesta

• Pametno delo kot način za ponujanje novih delovnih okolij, tj. privlačnih in navdihujočih delovnih okolij za podporo novim stilom dela.
• Tradicionalne pisarne v primerjavi s pametnimi pisarniškimi okolji.
• Prednosti ustvarjanja pametnega delovnega mesta.
• Namizna opravila: potreba po pisarnah je manjša glede na vrste delovnih mest in večja glede na mešanico drugih funkcionalnih prostorov.
• Ustreznost razumevanja količine prostora, potrebnega v pisarni, in mešanice različnih vrst prostorov.
• Protokoli za zagotavljanje učinkovite delitve prostora.
• Ustvarjanje postavitev za delo, ki temeljijo na delovnih aktivnostih.
• Upoštevanje potreb invalidnega osebja.
• Politika čiste mize (prag ene ali dveh ur).
• Sistem rezervacij.
• Prehod iz odvisnosti od papirja na elektronsko osnovano delo.
• Pisarniški prostor bi moral imeti prednost za človeško interakcijo, ne za shranjevanje.
• Pomen ergonomije pametnega dela.
• Obvladovanje vpliva hrupa in upoštevanje „zvočne kulise“ kot nujne lastnosti pametnega delovnega okolja.
• Obvladovanje potreb in izzivov dela izven pisarne.
• Delovna središča (“workhubs”).

• Zakaj potrebujemo pametna delovna orodja in tehnologije?
• Katera orodja in tehnologije izbrati?

• Pametno delo je treba obravnavati kot normalen način dela.
• Pomembna je najti pravo ravnotežje med fizično in virtualno interakcijo.
• Stalno usposabljanje zaposlenih mora biti norma.
• Pomembno je, da upoštevate starostne skupine zaposlenih pri uvajanju pametnega dela.
• Zaposlene je treba spodbujati k ustvarjanju namenskih delovnih prostorov brez motenj.
• Doseganje pričakovanih rezultatov dela je pomembnejše od kraja, časa in načina dela. Pomen določanja KPI (ključnega indikatorja uspešnosti).
• Zaposlene je treba spodbujati, da postanejo usposobljeni delavci, zmožni iskanja ustreznih informacij in izbiranja/uporabe ustrezne tehnologije.
• Potreba po ohranjanju redne interakcije z zaposlenimi.
• Ustreznost stimuliranja zaposlenih in vodstvenih delavcev k hitremu reagiranju in čim večji  jedrnatosti.
• Ohranjanje zadostne osredotočenosti na obvladovanje tveganja v varnostnih izzivih.
• Ustreznost spodbujanja/ustvarjanja zdravega delovnega mesta.

Vzpostavitev ravnovesja med pametnim delom in osebnim življenjem je pomembna in bi jo morala organizacija spodbujati z/s:

• srečanji za dvigovanje ozaveščanja za vse ravni osebja;
• specifičnimi usposabljanji glede tehnik pametnega dela za menedžerje in time;
• razvojem timskih listin ali protokolov za vključevanje zaposlenih v oblikovanje in uveljavljanje lastnih timskih dogovorov za uvajanje praks pametnega dela;
• vključevanjem tehnik pametnega dela in načel v programe razvoja vodenja in drugim ustreznim strokovnim usposabljanjem;
• zagotavljanjem da politike zaposlovanja podpirajo razvoj delovne sile in kulture pametnega dela;
• zagotavljanjem da politike upravljanja uspešnosti, nagrajevanja in druge politike podpirajo razvoj pametnega dela;
• relevantnostjo vzpostavitve urnika dela za usklajevanje delovnega in prostega časa zaposlenega.

Building a SW environment that enables employees’ wellbeing:

1. Dokazi o pozitivni povezavi med delovno fleksibilnostjo, zdravjem in dobrim počutjem.
2. Pomen dobrega poslovnega občutka za skrb glede zdravja in kondicije zaposlenih.
3. Spodbujanje prožnih delovnih praks, ki lahko zmanjšajo odsotnost in zlasti stres zaposlenih.
4. Možnost dela na daljavo in spletne udeležbe na sestankih pomaga zaposlenim, ko trpijo zaradi lažjih bolezni ali v obdobjih okrevanja po bolezni itd.
5. Dve široki področji za spodbujanje zdravja in dobrega počutja prek zmogljivosti na delovnem mestu:

• zagotavljanje centrov dobrega počutja, fitnesov in prostorov za sprostitev;
• ustvarjanje okolij za vsakodnevno delo, ki maksimirajo dobro počutje.

6. Ustreznost posvečanja pozornosti akustičnemu in širšemu senzoričnemu okolju.
7. Biofilija.
8. Postavljanje hrupa “na pravo mesto”.

Grožnje pametnemu delu: