JUST
Joint University and Small and medium sized enterprises Training

Al finalizar este módulo, podrás:

	Ser más eficiente y efectivo en la gestión de tu carga de trabajo.
	Comprender mejor la priorización de tareas.
	Perfeccionar algunos trucos para rendir mejor bajo presión.

Comerse un elefante de bocado en bocado es una frase célebre del teólogo y obispo sudafricano Desmond Tutu.

La expresión se utiliza con frecuencia en el entorno empresarial, y se refiere a la oportunidad de realizar algo que parece demasiado grande para abordarlo hasta que se hace pieza a pieza, un paso tras otro.

Durante el periodo de incorporación y en la fase inicial de tu desarrollo profesional, la mayoría de las veces te sentirás cansado, bajo presión y abrumado por las nuevas tareas que se acumulan más rápido de lo que puedes procesarlas.

Ten por seguro que esta impresión se debe sobre todo a la falta por tu parte (por ahora) de técnicas de autoorganización robustas, sólidas y fiables. En los próximos párrafos, se presentarán algunas de estas técnicas que ayudan a avanzar con agilidad y eficacia.

En las próximas diapositivas, se presentarán algunas técnicas que ayudan a avanzar con agilidad y efectividad.

El primer truco para reducir esta sensación de presión se dirige a la oportunidad de programar, planificar y elaborar estrategias para la carga de trabajo. En otras palabras, quieres empezar a cortar las muchas piezas del elefante.

Una vez que empiezas a percibir que demasiadas cosas se acumulan en tu agenda, ese es el momento en el que tienes que:

1. Respirar hondo y dedicar un momento para ti;
2. Anotar todas las cosas pendientes por tu parte en forma de lista de tareas;
3. Repasar cada uno de los puntos de tu lista de acciones y desglosar un plan.

Una vez que todo esté en orden, pronto empezarás a darte cuenta de que, efectivamente, las cosas son razonablemente manejables.

Los paquetes de trabajo (PT) incluyen un conjunto de actividades (es decir, tareas) que conducen a la consecución de resultados importantes: la publicación y entrega de un informe importante, la presentación de un análisis o cualquier otra cosa que se espere concretamente de ti.

Un paquete de trabajo completo (por ejemplo, el PT3) puede estar representado, por ejemplo, por la presentación a todo el equipo del proyecto de un plan de gestión del proyecto (PMP).

El borrador y la consolidación del plan de gestión del proyecto incluyen, de hecho, varias subtareas y actividades que te conducen a su finalización.

Si te solicitan que prepares un documento de este tipo, no lo concibas como una tarea entera, sino como un sistema de actividades integradas.

Volviendo al ejemplo del PMP, supongamos que la preparación de este documento puede desglosarse formalmente en seis actividades distintas. Pensando en el PMP de JUST, podemos identificarlas del siguiente modo:

1. Borrador del esquema inicial: consolidación de la tabla de contenidos
2. Validación inicial de las dos primeras secciones: Introducción al proyecto y resultados esperados
3. Presentación detallada de los resultados e hitos del proyecto
4. Divulgación puntual y precisa de la gestión financiera y el control presupuestario
5. Disposición y planificación de mecanismos de seguimiento y evaluación para garantizar la calidad
6. Presentación de las estrategias de compromiso de las partes interesadas y del plan de relaciones públicas

Con esto en mente, ahora puedes visualizar por fin el tiempo concreto que te absorberán los objetivos de este paquete de trabajo y cómo se distribuyen las tareas a lo largo del tiempo, es decir, cuándo vencen.

Resérvate unos márgenes de flexibilidad: es una buena recomendación sobrestimar a propósito el tiempo necesario para una acción concreta si alguna urgencia te obliga a dejar de lado lo que estás haciendo y centrarte en otra cosa.

Intenta ceñirte al plan, pero prepárate para ajustes frecuentes.

La clave de la priorización de tareas radica en la comprensión de las distintas variables que hacen que una tarea sea más urgente que otras.

Cuando examines todos los puntos de tu lista de acciones e intentes planificar su programación, la variable que debes tener en cuenta para evaluar su prioridad es la siguiente:

• Fecha límite fijada para su realización
• Insumos o entradas que necesitas recoger para la ejecución de la tarea dada
• La facilidad del procesamiento de los insumos
• Destinatarios de los resultados finales (INTERNOS vs EXTERNOS)
• Contribución que tiene tu tarea en la arquitectura mayor de las cosas
• Tu familiaridad con dicha tarea

En función de esta evaluación interna, se pueden establecer tres niveles de urgencia:

  Tarea de prioridad alta

  Tarea de prioridad media

  Tarea de prioridad baja

A pesar de lo bueno que seas programando tu calendario, habrá, en efecto, periodos mucho más desafiantes y demandantes de energía que otros.

La fórmula mágica es que no se aplica ninguna fórmula mágica: en todos los trabajos, en todas las funciones, hay periodos estacionales de "exceso de trabajo". Esto puede estar relacionado con características distintivas del mercado/industria en el que operas que hacen que ciertos meses del año sean una experiencia vibrante (comercio electrónico digital durante la temporada navideña, turismo durante el verano, etc.).

No puedes cambiar las reglas del juego: lo que puedes hacer es entrenar tu máximo rendimiento cuando llegue el momento.

En las siguientes diapositivas encontrarás 10 consejos que te resultarán muy útiles cuando las cosas se pongan serias: la mayoría de estos trucos no implican ninguna diferencia real de actitud respecto a lo que ya hemos visto. Vienen a ser trucos prácticos y operativos para maximizar aún más el impacto de tus habilidades de gestión del tiempo.

Una vez más, volvemos a hablar de la priorización de tu agenda: tú quieres gestionar los acontecimientos de tu agenda, no al revés - no sigas siendo víctima de ti mismo y no permitas que factores externos dicten tus rutinas. Para ello, hay que establecer y respetar tres reglas fundamentales: