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Joint University and Small and medium sized enterprises Training

¿Qué es el trabajo inteligente?

Smart Working es un enfoque fflexible centrado en el negocio y en el trabajo que ofrece más eficiencia y eficacia en la organización del trabajo, la prestación de servicios y la agilidad organizativa, así como generador de beneficios para los trabajadores.

Las características clave son la gestión por resultados, una cultura basada en la confianza, altos niveles de autonomía, flexibilidad en el tiempo y la ubicación del trabajo, nuevas herramientas y entornos de trabajo, menor dependencia de los recursos físicos y apertura al cambio continuo.

Trabajo inteligente vs:

• Teletrabajo/trabajo a distancia
• Trabajo flexible
• Trabajo híbrido
• Trabajo ágil

• El trabajo tiene lugar en las ubicaciones más efectivas y en los momentos más efectivos
• La flexibilidad se convierte en la norma en lugar de la excepción
• En principio, todos son elegibles para el trabajo flexible, sin que se hagan suposiciones sobre las personas o los roles.
• Los empleados tienen más opciones sobre dónde y cuándo trabajan, sujeto a consideraciones comerciales
• El espacio se asigna a las actividades, no a individuos y no sobre la base de la antigüedad
• Se reducen los costos de hacer el trabajo
• Hay un uso eficaz y apropiado de la tecnología
• La colaboración y la conectividad se simplifica y permite la cooperación prácticamente en todas partes, compartir información y trabajar con otros sin importar la ubicación
• Los procesos con los que se les pide a las personas que trabajen son continuamente desafiados para asegurarse de que son aptos para el propósito
• Gestión del rendimiento se centra en los resultados en lugar de la presencia
• Smart Working respalda y agrega nuevas dimensiones a los principios de diversidad y la igualdad
• Los empleados tienen la oportunidad de llevar vidas sanas y equilibradas
• El trabajo tiene menor impacto en el medio ambiente.

• El trabajo inteligente como forma de ofrecer nuevos entornos de trabajo, es decir, entornos de trabajo atractivos e inspiradores para apoyar nuevos estilos de trabajo.
• Oficinas tradicionales vs entornos de oficinas inteligentes.
• Beneficios de crear un lugar de trabajo inteligente.
• Tareas de escritorio: la necesidad de oficinas es menor para los rangos de tipos de trabajo y permite una combinación de espacios funcionales.
• Relevancia de la comprensión de la cantidad de espacio necesario en la oficina y mezcla de diferentes tipos de espacios.
• Protocolos para asegurar que los espacios compartidos funcionan con eficacia.
• Creación de entornos de trabajo basados ​​en actividades.
• Considerando las necesidades del personal con discapacidad.
• Política de escritorio libre.
• Sistema de reservas.
• Pasar de la dependencia del papel al trabajo basado en electrónica.
• El espacio de oficina debe priorizarse para la interacción humana, no para el almacenamiento.
• La relevancia de la ergonomían para el trabajo inteligente.
• Gestionar el impacto de ruido considerando  el 'paisaje sonoro'como una característica necesaria del trabajo inteligente.
• Gestionar las necesidades y desafíos de trabajar fuera de la oficina.
• Centros de trabajo.

• ¿Por qué necesitamos herramientas y tecnologías SW?
• ¿Qué herramientas y tecnologías debería elegir?

• SW debe ser considerado como una forma habitual de trabajar.
• Conocer la relevancia de encontrar un equilibrio adecuado entre la interacción cara a cara y la interacción virtual.
• Entrenamiento constante de los empleados debería ser una norma.
• Es importante considerar los grupos de edad de los empleados al implementar el trabajo inteligente.
• Se debe alentar a los empleados a crear un espacio de trabajo libre de distracciones.
• Lograr los resultados de trabajo esperados es más relevante que el lugar, el tiempo y la forma de trabajar. La importancia de establecer un KPI (indicador clave de rendimiento).
• Se debe estimular a los empleados para que se conviertan en  trabajadores bien informados capaces de buscar información relevante y seleccionar/usar la tecnología adecuada.
• Necesidad de mantener una interacción regular con los empleados
• Relevancia de estimular tanto a los empleados como a los directivos para reaccionar rápidamente y que sean lo más concisos posibles.
• Mantener un enfoque suficiente en la gestión del riesgo en los desafíos de seguridad.
• La relevancia de promover/crear un lugar de trabajo saludable.

Establecer el equilibrio entre SW y la vida personal es importante y la organización debe fomentarlo mediante:

• Sesiones de sensibilización para todos los niveles de personal
• Formación específica en técnicas de Smart Working para directivos y equipos
• El desarrollo de estatutos o protocolos de equipo para involucrar a los empleados en el diseño y la aplicación de sus propios acuerdos de equipo para implementar prácticas de SW
• Incorporar técnicas y principios de Smart Working en los programas de desarrollo de liderazgo y en la formación profesional pertinente
• Asegurar que las políticas de contratación apoyen el desarrollo de una fuerza laboral y una cultura de SW
• Asegurar que la políticas de gestión del rendimiento, recompensas y otras políticas de personal apoyen el desarrollo de Smart Working.
• Importancia de establecer un horario de trabajo para equilibrar el tiempo de trabajo y el tiempo libre de los empleados.

Construir un entorno SW que permita el bienestar de los empleados:

1. Evidencia de un relación positiva entre la flexibilidad laboral, la salud y el bienestar.
2. Relevancia del buen sentido comercial para cuidar la salud y estado físico de los empleados.
3. Promover prácticas laborales flexibles que puedan reducir la absentismo y reducir el estrés.
4. La opción de teletrabajo y asistencia en línea a las reunions es beneficioso
5. Dos amplias áreas para promover la salud y el bienestar a través de las instalaciones del lugar de trabajo:
   1. facilitación de centros de bienestar, instalaciones de fitness y zonas de relajación;
   2. creando entornos de trabajo para el trabajo diario que maximicen el bienestar.
6. Relevancia de prestar atención al entorno acústico y sensorial más amplio.
7. Biophilia.
8. Poner el ruido en el lugar correcto.