EN | SK | ES | IT | SI

JUST
Joint University and Small and medium sized enterprises Training

Training

Inteligentné, efektívne a účinné manažovanie pracovnej záťaže
Prístup k rozdeleniu práce pre hybridných pracovníkov

Ciele vzdelávaniaKliknite pre čítanie  

 Na konci modulu budete:

Poznať efektívnejší a účinnejší manažment pracovného zaťaženia

Lepšie pochopíte ako prioritizovať úlohy

Poznať triky, ako podávať výkon pod tlakom

 
Postupovanie krok za krokomKliknite pre čítanie  

Jedenie slona po jednom súste je notoricky známy idióm juhoafrického teológa a biskupa Desmonda Tutu.

Tento výraz sa často používa v podnikateľskom prostredí a označuje možnosť dosiahnuť niečo, čo sa zdá byť príliš veľké na to, aby sa to dalo zvládnuť, kým sa to neurobí kúsok po kúsku, jeden krok za druhým.

Počas nástupného obdobia a v počiatočnej fáze vášho profesionálneho rozvoja sa väčšinou budete cítiť unavení, pod tlakom a zahltení novými úlohami, ktoré sa hromadia rýchlejšie, ako ich dokážete spracovať. 

Buďte si istí, že tento dojem je spôsobený najmä tým, že z vašej strany (zatiaľ) chýbajú robustné a spoľahlivé techniky samoorganizácie. 

V nasledujúcich odsekoch sa zoznámite s niektorými z týchto techník, ktoré vám pomôžu napredovať rýchlo a efektívne.
Naplánujte si, aby ste mali planKliknite pre čítanie  

Prvý trik na zníženie pocitu tlaku sa týka možnosti navrhnúť, naplánovať a strategicky rozvrhnúť pracovnú záťaž. Inými slovami, chcete začať porciovať slona.

Keď začnete vnímať, že vám pribúda príliš veľa vecí, je to okamih, keď musíte:

  1. Sa zhlboka nadýchnuť a dopriať si chvíľu pre seba;
  2. Napísať si všetky veci, ktoré vás čakajú, vo forme zoznamu úloh;
  3. Prejsť si každý z bodov svojho zoznamu úloh a urobiť si plán;

Keď budú veci v poriadku, skoro si začnete uvedomovať, ako sa veci dajú primerane zvládnuť.
Rozvrhnite si pracovné balíky, ktoré budú ľahšie zvládnuteľnéKliknite pre čítanie  

PB (pracovné balíky) zahŕňajú súbor činností (t. j. úloh), ktoré vás vedú k dosiahnutiu hlavných výsledkov: zverejnenie a odovzdanie dôležitej správy, predloženie analýzy alebo čokoľvek, čo sa od vás konkrétne očakáva.

Celý PB (napr. PB3) môže byť reprezentovaný napríklad predložením plánu riadenia projektu celému projektovému tímu.

Návrh a konsolidácia plánu riadenia projektu zahŕňa skutočne rôzne čiastkové úlohy a činnosti, ktoré vedú k jeho dokončeniu. 

Ak sa od vás požaduje vypracovanie takéhoto dokumentu, nechápte ho ako celú úlohu, ale skôr ako systém integrovaných činností.

Ak sa vrátime k príkladu plánu riadenia projektu, predpokladajme, že prípravu tohto dokumentu možno formálne rozdeliť na šesť samostatných činností. Ak uvažujeme o plane riadenia projektu JUST, môžeme ich identifikovať takto:

  1. Návrh úvodnej osnovy: konsolidácia obsahu 
  2. Prvotné overenie prvých dvoch častí: Úvod do projektu a očakávané výsledky
  3. Podrobná prezentácia výsledkov projektu a míľnikov
  4. Včasné a presné zverejnenie finančného riadenia a kontroly rozpočtu
  5. Zabezpečenie a plánovanie monitorovacích a hodnotiacich mechanizmov na zabezpečenie kvality
  6. Prezentácia stratégií zapojenia zainteresovaných strán a plánu PR kampane

With S týmto rozdelením si teraz môžete konečne predstaviť konkrétny čas, ktorý potrebujete na naplnenie jednotlivých úloh a ako sú úlohy rozložené v čase, t. j. kedy sú splatné.

Ponechajte si určitú rezervu: je dobrým odporúčaním zámerne nadhodnotiť čas potrebný na konkrétnu úlohu, ak si nejaká naliehavosť vyžaduje, aby ste odložili to, čo práve robíte, a sústredili sa na niečo iné.

Snažte sa dodržiavať plán, ale buďte pripravení na časté úpravy.
Zostavenie pracovného plánuKliknite pre čítanie  

Dodržiavanie termínov, ktoré ste si stanovili na stredne alebo dlhé obdobie, vyžaduje od vás veľkú disciplínu a organizovanosť, počnúc samotným spôsobom, akým si plánujete svoju každodennú pracovnú rutinu.

Ružová: Vhodné na začiatok dňa a vypracovanie akčného plánu.

Modrá: Kontrola e-mailov a nastavenie priorít, sústredenie a energia sú na vrchole, uprednostnenie vstupov a výstupov, ktoré budú potrebné pre prácu niekoho iného.

Červená: Dajte si prestávku, načerpajte nové sily a nezabudnite zavolať rodičom…

Slabo modrá: Kontrola e-mailov, zdokonaľovanie a kontrola svojej práce alebo práce iných a odovzdanie sekundárnych priorít.

Zelená: Uzavretie dňa, prípadne doháňanie všetkých zostávajúcich a nevyriešených úloh, plánovanie a aktualizovanie programu na nasledujúce dni.

  : Využite tento čas na preskúmanie svojho týždenného plánu, zistite, či váš program nepotrebuje úpravu, a identifikujte a vyberte priority, ktoré si vyžadujú rýchlu akciu.

: Tieto hodiny by ste mali venovať hĺbkovému plánovaniu všetkých prichádzajúcich pracovných balíkov v nasledujúcich 60 dňoch a strategickému plánovaniu strednodobého pracovného zaťaženia.

  : Venujte čas naplánovaniu svojho programu na nasledujúcich 14 dní a zvýraznite a presne určte úlohy, ktoré by sa mali zmestiť do modrého časového priestoru.

  : Skontrolujte, ako všetko prebieha; dodržiavate harmonogram a všetko robíte načas?

 
Cyklus vstup → výstup → výsledok manažmentu vašej práceKliknite pre čítanie  

Kľúčom k stanoveniu priorít úloh je pochopenie rôznych premenných, ktoré spôsobujú, že úloha je naliehavejšia ako iné.

Keď sa pozriete na všetky body vo vašom zozname činností a pokúsite sa strategicky naplánovať ich rozvrhnutie, musíte zvážiť nasledujúce premenné, aby ste posúdili ich prioritu:

  • Stanovený termín na dokončenie úlohy
  • Vstupy, ktoré je potrebné zhromaždiť na vykonanie danej úlohy
  • Jednoduchosť spracovania vstupov 
  • Príjemcovia konečných výsledkov (INTERNÍ a EXTERNÍ)
  • Príspevok, ktorý má vaša úloha na väčšiu architektúru vecí
  • Vaša oboznámenosť s danou úlohou

V závislosti od vášho vnútorného hodnotenia môžete dospieť k trom rôznym úrovniam naliehavosti:

  Úloha s vysokou prioritou

  Úloha so strednou prioritou

  Úloha s nízkou prioritou
Hierarchia priorít v rámci hierarchie priorítKliknite pre čítanie  

  • Na to, aby sa veci pohli dopredu, sú potrebné vaše vstupy
  • Očakáva sa, že úlohu dokončí váš nadriadený / externé záujmové skupiny
  • Výstupy úlohy informujú o ďalších procesoch / sú viazané na presné termíny
  • Výsledok má byť hotový do nasledujúcich 48 h
  • Ukončenie tejto činnosti sa plánuje neskôr v nasledujúcich týždňoch, ale zber vstupov/spracovanie údajov je časovo veľmi náročné.
  • Nie ste veľmi oboznámení s pracovnou záťažou, ktorá sa očakáva pri dokončení úlohy
  • Výstupy, ktoré sa od vás vyžadujú, sú vstupmi, ktoré očakávajú iní ľudia, ale nie sú také naliehavé, aby sa dali označiť za úlohy s vysokou prioritou
  • Výstupy sú splatné v nasledujúcich 10 dňoch
  • Výstupy, dokumenty a zdroje vytvorené v rámci úlohy sú len a len vašou potrebou.
  • Vstupy, ktoré sa od vás vyžadujú, sú potrebné na to, aby sa veci pohli dopredu, ale o termíne sa stále dá rokovať
  • Termín dodania nie je v nasledujúcich 10 dňoch
Podávanie výkonu pod tlakom

Ako nájsť rovnováhu, keď sú úlohy náročné?Kliknite pre čítanie  

Napriek tomu, ako dobre si viete naplánovať svoj kalendár, vyskytnú sa obdobia, ktoré budú oveľa náročnejšie ako iné.

Zázračný vzorec je, že žiadny neexistuje: v každom zamestnaní, v každej úlohe, existujú sezónne obdobia "prepracovanosti". Môže to súvisieť s charakteristickými črtami trhu/odvetvia, v ktorom pôsobíte, vďaka ktorým sú niektoré mesiace v roku pomerne hektické (digitálny elektronický obchod počas vianočnej sezóny, cestovný ruch v lete atď.)

Pravidlá hry zmeniť nemôžete: to, čo môžete urobiť, je si natrénovať svoj maximálny výkon, keď nastane ten správny čas.

Ďalej nájdete 10 tipov, ktoré sú veľmi užitočné, keď sú veci hektické: väčšina z týchto trikov nepredstavuje žiadny skutočný rozdiel v prístupe k tomu, čo sme už videli. Sú to praktické a operatívne tipy, ktoré ešte viac maximalizujú účinok vašich zručností v oblasti riadenia času.
10 typov na zvýšenie produktivityKliknite pre čítanie  

1. Vytvorenie časových intervalov

Určite si v kalendári časové intervaly, ktoré uprednostníte pre konkrétne činnosti a nič iné.

2. Zamerajte sa na to, čo je dôležité

Z času na čas budete musieť zmeniť svoj program tak, že sa niektoré činnosti stanú prioritnejšími.

3. Naučte sa povedať "nie„

Buďte vždy veľmi realistickí: nemôžete sa vždy zavďačiť všetkým.

4. Pohyb sa rovná motivácii

Nič nevyčerpáva energiu viac ako 12 hodín strávených za stolom. Dajte svojmu telu možnosť sa hýbať.

5. Prejdite do režimu offline

E-maily, hovory a správy sú obrovským zdrojom rozptýlenia: informujte svojich kolegov a nadriadených, že potrebujete čas na sústredenie, pokoj a absolútne ticho. 

6. Starajte sa o seba

Choďte sa prejsť, niečo zjesť, zavolajte priateľom…

7. Zoznam úloh

Zapisujte si veci a snažte sa všetko sledovať, nemusíte hneď spracovať všetky vstupy, ale aspoň sa vám bude ľahšie vracať k zoznamu s akčným plánom.

8. Stravujte sa zdravo

Žiadne nezdravé jedlo a povedzte nie všetkému, čo vás v popoludňajších/večerných hodinách unavuje a znižuje vašu produktivitu.

9. Pravidlo dvoch minút

Čokoľvek, čo si vyžaduje menej ako 2 minúty - a nie je to vo vašom časovom / offline intervale - urobte to hneď. Neodkladajte to, čo sa dá urobiť bez námahy.

10. Monitorujte svoje používanie sociálnych médií

Ak to nie je na pracovné účely, vyhýbajte sa používaniu sociálnych médií vo voľnom čase.

 
Stanovenie priorít - ako na to?Kliknite pre čítanie  

Opäť sa vraciame k stanoveniu priorít vášho programu: chcete riadiť udalosti vo svojom rozvrhu, nie naopak - nestávajte sa obeťou samých seba a nedovoľte, aby vonkajšie faktory diktovali vašu rutinu. Aby ste to dokázali, musíte si stanoviť a dodržiavať tri základné pravidlá:

Najskôr vyčistite stoly iných ľudí

Môže sa to zdať neintuitívne, ale keď ste pod tlakom, nie je nič nepríjemnejšie, ako keď vám ľudia neustále pripomínajú, že ste meškali v danej veci, o ktorú vás pred chvíľou požiadali.

Okrem toho si, bohužiaľ, na vlastnej koži možno vyskúšate, aké je nepríjemné to, že nemôžete spracovať svoju úlohu, pretože čakáte na výstupy inej osoby.

Zameranie na rýchle úlohy

Iba ak nemôžete inak, vyčistite si najprv stôl od všetkých vecí, ktoré zamestnávajú vaše myšlienky.

Skutočnosť, že sa vám podarí splniť svoj zoznam činností po jednotlivých úlohách, vám pomôže cítiť úspech a pocit vlastníctva.

Chráňte si svoj večer

Začína byť neskoro večer a vy máte na zozname úloh ešte niekoľko vecí... naozaj potrebujete mať túto prácu hotovú do zajtra?

Večerné pracovné hodiny by mali byť vyhradené pre úlohy a činnosti, o ktorých viete, že sú menej energeticky náročné (t. j. administratívna práca, ako napríklad odpovedanie na e-maily, ktoré zostali nevyriešené počas dňa, a nie výroba a vývoj).
ZhrnutieKliknite pre čítanie  

 Rístup k rozdeleniu práce na riadenie pracovnej záťaže

 Prioritizácia
Rozdeľte svoj pracovný balík na lepšie zvládnuteľné a menej naliehavé skupiny činností.

Zamerajte sa na to, čo je najdôležitejšie, a podľa toho postupujte: analyzujte termíny a dopad vašej úlohy.

Výkon pod tlakom

Stanovte si priority a nič nenechávajte na náhodu

Plánujte, monitorujte a vyhodnocujte vykonávanie vecí: najprv vyčistite stoly iných ľudí a potom prejdite na to, čo je pre vás jednoduchšie.

 Zamerajte sa na obsah a výsledky a potom prejdite na proces vedúci k výsledkom.

 


Keywords

Komunikácia, Manažment

Objectives/goals:

Cieľom tohto modulu je pomôcť účastníkom vzdelávania lepšie plánovať a strategicky si rozvrhnúť pracovnú záťaž prostredníctvom stanovenia priorít úloh a záväzkov, naučiť ich, ako pracovať pod tlakom a ako si udržať čo najvyššiu produktivitu.


 Ciele vzdelávania:

  • Efektívnejší a účinnejší manažment pracovného zaťaženia
  • Lepšie pochopenie prioritizácie úloh
  • Triky, ako podávať výkon pod tlakom


Obsah:

Inteligentné, efektívne a účinné manažovanie pracovnej záťaže

Časť 1: Prístup k rozdeleniu práce pre hybridných pracovníkov
Sekcia 1: Postupovanie krok za krokom
Sekcia 2: Cyklus vstup → výstup → výsledok manažmentu vašej práce

Časť 2: Podávanie výkonu pod tlakom
Sekcia 1: Ako nájsť rovnováhu, keď sú úlohy náročné??
Sekcia 2: Stanovenie priorít - ako na to


Súvisiaci tréningový materiál

CONSORTIUM

Partneri