JUST
Joint University and Small and medium sized enterprises Training

Čo je inteligentná práca?

Inteligentná práca je prístup k flexibilnej práci, ktorý prináša vyššiu efektívnosť a účinnosť organizácie práce, poskytovania služieb a organizačnej agility, ako aj výhody pre pracujúcich zamestnancov.

Kľúčovými znakmi sú manažment založený na výsledkoch, kultúra založená na dôvere, vysoká miera autonómie, flexibilita v čase a mieste výkonu práce, nové nástroje a pracovné prostredie, menšia závislosť od fyzických zdrojov a otvorenosť voči neustálym zmenám.

Inteligentná práca vs:

• Práca na diaľku
• Flexibilná práca
• Hybridná práca
• Agilná práca

• Práca prebieha na najefektívnejších miestach a v najefektívnejších časoch
• Flexibilita sa stáva skôr normou ako výnimkou
• Každý je v zásade považovaný za oprávneného na flexibilnú prácu bez toho, aby sa hodnotili ich predpoklady alebo úlohy
• Zamestnanci majú väčšiu možnosť voľby, kde a kedy budú pracovať, v závislosti od obchodných dôvodov
• Priestor sa prideľuje činnostiam, nie jednotlivcom a nie na základe seniority
• Znižujú sa náklady na vykonávanie práce
• Technológie sa využívajú efektívne a primerane
• Zjednodušená spolupráca a možnosť pripojenia prakticky odvšadiaľ znamená zdieľanie informácií a prácu s ostatnými bez ohľadu na miesto
• Procesy, s ktorými majú ľudia pracovať, sú neustále kontrolované aby sa zabezpečilo, že sú vhodné na daný účel
• Riadenie výkonnosti sa zameriava skôr na výsledky ako na prítomnosť
• Inteligentná práca je základom a pridáva nové rozmery zásadám rozmanitosti a rovnosti
• Zamestnanci majú možnosť viesť vyvážený a zdravý život
• Práca má menší negatívny vplyv na životné prostredie

Vytvorenie inteligentného pracoviska

• Prezentácia inteligentnej práce ako spôsobu, ako ponúknuť nové pracovné prostredie, t. j. atraktívne a inšpiratívne pracovné prostredie na podporu nových pracovných štýlov.
• Tradičné kancelárie vs. inteligentné kancelárske prostredie.
• Výhody vytvorenia inteligentného pracoviska.
• Úlohy pracovného stola: potreba kancelárií je menšia, pokiaľ ide o počet pracovných miest, ale väčšia, pokiaľ ide o kombináciu iných funkčných priestorov.
• Význam pochopenia množstva priestoru potrebného v kancelárii a kombinácie rôznych druhov priestorov.
• Protokoly na zabezpečenie efektívneho zdieľania priestoru.
• Vytváranie pracovného prostredia založeného na aktivitách.
• Zohľadnenie potrieb zamestnancov so zdravotným postihnutím.
• Politika čistého stola.
• Rezervačný systém.
• Prechod od papiera k elektronickej práci.
• Kancelárske priestory by mali byť prioritne určené na interakciu s ľuďmi, nie na skladovanie.
• Význam ergonómie inteligentnej práce.
• Riadenie vplyvu hluku a zváženie "zvukovej úpravy" ako nevyhnutného prvku inteligentného pracovného prostredia.
• Manažment potrieb a výziev spojených s prácou mimo kancelárie.
• Pracovné centrá.

• Prečo potrebujeme nástroje a technológie pre inteligentnú prácu?
• Prezentácia rôznych nástrojov a technológií?

• Prezentácia inteligentnej práce ako bežného spôsobu práce.
• Oboznámenie sa s významom hľadania rovnováhy medzi interakciou tvárou v tvár a virtuálnou interakciou v závislosti od oblasti a typu organizácie a ďalších pracovných okolností.
• Uvedomenie si, že neustále vzdelávanie zamestnancov by malo byť normou, pretože princípy inteligentnej práce, nástroje a technológie sa rýchlo menia.
• Zohľadnenie vekových skupín zamestnancov pri zavádzaní inteligentnej práce. Zamestnanci mladších generácií sú lepšie oboznámení s inteligentnou prácou a dokážu ju rýchlejšie prijať.
• Povzbudzovanie zamestnancov k vytvoreniu vyhradeného pracovného priestoru bez rušivých vplyvov, ktorý im umožní sústrediť sa na pracovné úlohy a byť kreatívni.
• Dávať zamestnancom najavo, že dosahovanie očakávaných pracovných výsledkov je dôležitejšie ako miesto, čas a spôsob práce. Význam stanovenia kľúčových ukazovateľov výkonnosti.
• Stimulovanie zamestnancov, aby sa stali znalými pracovníkmi schopnými vyhľadávať relevantné informácie a vyberať/využívať vhodné technológie s cieľom samostatne riešiť problémy/výzvy.
• Pravidelná interakcia so zamestnancami s cieľom zistiť ich potreby a problémy.
• Stimulovanie zamestnancov aj manažérov k rýchlej reakcii a čo najkonkrétnejšiemu vyjadrovaniu.
• Riadenie rizík pri bezpečnostných výzvach. Zabezpečenie ochrany citlivých informácií, ako aj rýchleho prístupu k relevantným informáciám pre všetkých príslušných zamestnancov.
• Podpora/vytváranie zdravého pracoviska.

Nastavenie rovnováhy medzi inteligentnou prácou a osobným životom je dôležité a organizácia by ho mala podporovať:

• Stretnutia zamerané na zvyšovanie povedomia pre všetky úrovne zamestnancov
• Špecifická odborná príprava v oblasti techník inteligentnej práce pre manažérov a tímy
• Vypracovanie tímových štatútov alebo protokolov s cieľom zapojiť zamestnancov do navrhovania a presadzovania vlastných tímových opatrení na zavádzanie postupov inteligentnej práce
• Začleňovanie techník a princípov inteligentnej práce do programov rozvoja vedenia a iných relevantných odborných školení
• Zabezpečenie toho, aby politiky prijímania zamestnancov podporovali rozvoj pracovnej sily a kultúry inteligentnej práce
• Zabezpečenie toho, aby riadenie výkonnosti, odmeňovanie a ďalšie politiky týkajúce sa ľudí podporovali rozvoj inteligentnej práce.
• Dôležitosť stanovenia pracovného harmonogramu s cieľom vyvážiť pracovný čas a voľný čas zamestnanca.

Building a SW environment that enables employees’ wellbeing:

1. Evidence of a positive relationship between work flexibility, health and wellbeing.
2. Relevance of good business sense to take care of health and fitness of employees.
3. Promoting flexible working practices that can reduce absence and in particular reduce stress.
4. Option of remote working and online attendance at meetings is beneficial.
5. Two broad areas for promoting health and wellbeing through workplace facilities:

• providing wellbeing centres, fitness facilities and areas for relaxation;
• creating working environments for everyday work that maximise wellbeing.

6. Relevance of paying attention to acoustic and wider sensory environment.
7. Biophilia.
8. Putting noise in the right place.